作者：謝明玲
出處：天下雜誌　第348期　2006/06/07 出刊
你在工作時專心嗎？無數的電話、會議、郵件是不是一直分散你的注意力？別再哀怨環境不由人，數個小祕訣讓你拯救自己。
　又是星期一。
　走進辦公室，打開電腦，正專注於等一下會議的報告，才五分鐘，桌上電話已經響起，螢幕上的收件匣同時顯示出待處理的未讀信件，而同事經過，急著問客戶今早傳真來的資料是怎麼回事。
　快轉的生活型態，各式各樣的媒體刺激，「專心」變得愈來愈困難；人總是被逼著要「一心二用」，同時處理各種突發狀況。
　突發狀況甚至佔去工作的大部份時間。《時代雜誌》報導，紐約資訊科技研究公司巴塞克斯（Basex）去年九月發布的研究報告指出，辦公室裡的突發狀況平均要花掉一個人一天二．一小時，或是二八％個工作天。
　「不斷分心」成為困擾現代人的新流行病。
　這樣不當的一心二用直接影響生產力。五年前卡內基梅隆大學心理學教授賈斯特（Marcel Just）的研究就發現，一心二用在兩件必須全神貫注的事情上，反而減少做每一件事的腦力，想節省時間的人，可能反而是在浪費時間。
　一心二用效率差，疲於應付新狀況，造成原先排定工作無法完成，更帶來焦慮、煩躁，甚至罪惡感。
怎樣才能專心？
　一次只做一件事自然是上策，然而，電話線不可能拔掉，老闆不能找不到人，面對愈來愈複雜的職場，該如何保持專心？
　簡化環境是第一步。在可能的範圍內，讓工作環境愈簡單愈好。例如，設定郵件的接收不要發出聲響，甚至改成手動接受郵件，避免新郵件提示的干擾；把桌上會造成分心的雜誌、書刊移走；甚至必要時掛上「請勿打擾」的牌子，避免同事來串門子。
　其次，要認清工作性質，分門別類。萬芳醫院臨床心理師陳恩誠指出，頭腦的運作有不同層次：感官刺激的接收是比較低層次的運作；而像計劃、決策、思考等是比較高層次的活動，區辨工作活動中頭腦必須發揮的運作功能強弱，把感官刺激接收活動與高層思考決策歷程交替分開。
　例如他建議，開會中就不要同時回覆電子郵件。只是簡單用眼睛接收過濾掉重要和不重要的信件，或者將重要的信件內容給予一些顏色符號，做為會議結束後的處理提示，知覺接收與認真動腦回覆信件是兩回事。
　排定工作順序也是一個好方法。讓自己做工作環境的主人，而不是被環境牽著鼻子走。
　「一天開始前，先計劃一下，比較知道自己今天在工作中的脈絡，」政大心理系副教授楊建銘表示，有規律的計劃和執行工作程序，才不容易當突發狀況出現就急著救火，忘記自己該完成的目標。
　必要時，與同事、老闆溝通，把談話、討論排在下一個時間點，而非在工作中被打斷。
　「切割時間也是一個好方式，」陳恩誠建議。例如，排定每專心工作三十分鐘，就收五分鐘的信，用特定的時間來處理雜務，但在該專心的時候全力集中，掌握自己的工作節拍。
規律生活是一切基礎
　最後，善用自我標註的小工具，讓自己可以在被打斷後快速回到工作情境。
　楊建銘表示，人的「工作記憶」就如同電腦的暫存記憶一樣，在工作時短暫置於腦中記憶的緩衝區。但工作記憶容量有限，一旦被打斷，要重新擷取原先的記憶，往往要花上更多時間。
　他建議，被打斷時，可以在原工作上用一個自我標註的符號：例如結論性的數字或螢光筆標示等，讓之後的提取更有「線索」。
　「訊息透過個人經驗標註後轉化成有意義的東西，標註愈特殊化、精緻化，之後的提取就愈容易，」陳恩誠說。
　最後，根本的作法還是要回到「規律生活」。
　「如果你的世界是亂的，那不可能談專心，」楊建銘說，管理生活秩序的習慣很重要，要能放鬆，適當減壓，找到自己的生活規律。

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